Centraliser l’organisation, maîtriser chaque étape.
Un événement réunit de nombreux intervenants, des contraintes multiples et un calendrier serré. Notre savoir-faire consiste à rassembler ces éléments en un seul projet, piloté de bout en bout.
01Les étapes
Huit étapes, conduites dans l’ordre et suivies jusqu’au bout.
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Étude du projet
Tout commence par une analyse précise de votre demande. Nous recueillons les informations utiles et relevons les contraintes qui conditionneront les choix à venir.
- Rencontre et échange de cadrage
- Analyse des dates, du public, du lieu et du budget
- Identification des points de vigilance
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Définition des objectifs
Fédérer une équipe, présenter une offre, recevoir des clients, célébrer un moment : l’objectif guide chaque décision. Nous le formulons avec vous, clairement.
- Objectifs et publics visés
- Messages, tonalité et ambiance
- Critères de réussite partagés
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Recherche de solutions adaptées
Nous explorons les options possibles et vous présentons des choix argumentés, en mettant en regard leurs avantages, leurs contraintes et leur coût.
- Repérage et comparaison des lieux
- Formats et déroulés possibles
- Arbitrages budgétaires expliqués
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Sélection et coordination des prestataires
Nous consultons les prestataires, comparons leurs propositions et vous recommandons les plus adaptés. Une fois retenus, nous les coordonnons pour vous.
- Consultations et devis comparés
- Cahiers des charges précis
- Un interlocuteur unique pour l’ensemble
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Planification
Chaque tâche est inscrite dans un calendrier commun, avec ses responsables et ses échéances, jusqu’au déroulé minute par minute du jour de l’événement.
- Rétroplanning détaillé
- Jalons de validation
- Conducteur de l’événement
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Gestion logistique
Implantation, circulation, livraisons, montage et démontage : la logistique est documentée et partagée avec chaque intervenant.
- Plans d’implantation et flux
- Transports, livraisons et montage
- Accueil, vestiaire et signalétique
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Suivi opérationnel
Pendant toute la préparation, nous suivons l’avancement, le budget et les engagements de chacun, et vous tenons informé des points à arbitrer.
- Points d’avancement réguliers
- Suivi budgétaire
- Anticipation et traitement des imprévus
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Accompagnement jusqu’à la réalisation
Le jour de l’événement, nous sommes sur place pour coordonner les équipes et veiller au respect du déroulé. Après l’événement, nous en faisons le bilan avec vous.
- Présence et coordination sur site
- Gestion en temps réel
- Bilan partagé après l’événement
02Un interlocuteur unique
Toutes les composantes de votre événement, réunies en un seul point.
Plutôt que de multiplier les échanges avec chaque prestataire, vous échangez avec EXNESS. Nous centralisons les informations, les décisions et le calendrier, et faisons le lien avec chacun des intervenants.
- Lieux
- Traiteurs
- Technique & lumière
- Décoration & scénographie
- Mobilier
- Accueil & hôtesses
- Transports
- Hébergement
- Signalétique
- Animation & musique
03Le jour de l’événement
Une préparation minutieuse se mesure sur le terrain.
Le jour venu, le conducteur établi pendant la préparation devient la référence de tous. Nous coordonnons les équipes, vérifions chaque installation avant l’ouverture et restons disponibles pour arbitrer rapidement ce qui doit l’être, afin que vous puissiez vous consacrer à vos invités.
Donnons forme à votre prochain événement.
Présentez-nous votre projet en quelques lignes : nous revenons vers vous pour en parler, puis vous adressons une proposition adaptée.